PRIVACY プライバシーポリシー

1.個人情報は、マンション・ビル管理業務、賃貸経営代行業務、及び不動産売買・仲介業務等における当社の正当な事業遂行上並びに従業員の雇用、人事管理上必要な範囲に限定して、取得・利用及び提供をし、特定された利用目的の達成に必要な範囲を超えた個人情報の取扱い(目的外利用)を行いません。また、目的外利用を行わないための措置を講じます。

2.個人情報保護に関する法令、国が定める指針及びその他の規範を遵守致します。

3.個人情報の漏えい、滅失、き損などのリスクに対しては、合理的な安全対策を講じて防止すべく事業の実情に合致した経営資源を注入し個人情報セキュリティ体制を継続的に向上させます。また、万一の際には速やかに是正措置を講じます。

4.個人情報取扱いに関する苦情及び相談に対しては、迅速かつ誠実に、適切な対応をさせていただきます。

5.個人情報保護マネジメントシステムは、当社を取り巻く環境の変化を踏まえ、適時・適切に見直してその改善を継続的に推進します。

本方針は、全ての従業者に配付して周知させるとともに、当社のホームページ、パンフレットなどに掲載することにより、いつでもどなたにも入手可能な措置を取るものとします。

個人情報保護方針の内容についての問合せ先

個人情報の取扱いについて

当社は、以下の目的（以下「利用目的」といいます）のために個人情報を適切に取得し、これを利用します。また、当社は、お客様ご本人及びお取引様からお預かりした個人情報を、利用目的の達成に必要な範囲内で利用させて頂きます。

1.個人情報の利用目的

【マンション・ビル管理業務】

① お客様とのご契約履行にあたり、契約管理、家賃管理、建物管理等の各種管理の実施
② 施工及び管理実績を工事経歴とする営業活動
③ 建物賃貸事業に関する情報・サービスを提供するための、郵便物・電話・電子メール又は訪問等による営業活動、マーケティング活動
④ 資産承継、資産活用又は資産管理に関する情報提供・サービスを提供するための、郵便物・電話・電子メール又は訪問等による営業活動及びマーケティング活動
⑤ 損害保険およびこれらに付帯・関連するサービスのご案内・ご提供
⑥ 緊急時の連絡・対応
⑦ 当社発行の情報誌の発行

【賃貸経営代行業務情報】

① お客様とのご契約履行にあたり、契約管理、家賃管理、建物管理等の各種管理の実施
② 施工及び管理実績を工事経歴とする営業活動
③ 建物賃貸事業に関する情報・サービスを提供するための、郵便物・電話・電子メール又は訪問等による営業活動、マーケティング活動
④ 資産承継、資産活用又は資産管理に関する情報提供・サービスを提供するための、郵便物・電話・電子メール又は訪問等による営業活動及びマーケティング活動
⑤ 損害保険およびこれらに付帯・関連するサービスのご案内・ご提供
⑥ 緊急時の連絡・対応
⑦ 当社発行の情報誌の発行

【不動産売買・仲介業務等】

① 不動産仲介、賃貸管理等の事業に関する契約の履行及び情報・サービスの提供
② お客様との「建物賃貸借契約」「不動産売買契約」等の契約履行
③ ご契約時の各種保険、引っ越し、リフォーム等のサービスの提供
④ ご契約後の契約管理・家賃管理・建物管理・緊急対応等、アフターサービスの実施
⑤ 不動産物件の仲介、購入、建物賃貸事業等に関する情報提供依頼
⑥ 不動産物件に関する情報・サービスを提供するための、郵便物・電話・電子メール又は訪問等による営業活動、アフターサービス及びマーケティング活動
⑦ 資産承継、資産活用又は資産管理に関する情報提供・サービスを提供するための、郵便物・電話・電子メール又は訪問等による営業活動及びマーケティング活動
⑧ 緊急時の連絡・対応

【当社従業員情報】

① 業務連絡、報酬支払い、人事考課、社会保険関係手続き、福利厚生提供、法律上要求される諸手続き、その他雇用管理
② 賃金関係情報、報酬の決定及び支払、年末調整手続き
③ 人事考課、配属先の決定
④ 健康的な就業状態の確保、労働者による適正な健康管理
⑤ 源泉徴収票作成事務、健康保険・厚生年金保険届出事務、雇用保険届出事務

【当社への採用応募者情報】

① 弊社の人事採用活動（書類審査、面接、評価、応募者への連絡等）

【防犯カメラ情報】

① 施設内の防犯、安全管理

【ホームページなどからのお問合わせ、依頼】

① 当社サービスに関するお問合わせ、依頼、連絡、資料の発送のため

【その他】

① 当社への来訪者の確認及び来訪者への対応内容の記録 ② 電話の通話内容の正確な記録、内容の確認、及び電話対応の品質向上のための録音

2．個人情報の第三者提供

当社は、お預かりした個人情報を、ご本人の同意がある場合又は法令等に基づく場合を除き致しません。

3．個人情報の委託

個人情報の取扱いを含む業務の全部又は一部は、利用目的の達成に必要な範囲で、設備などの点検・修理、工事、夜間緊急窓口対応等、他の会社へ委託する場合があります。その場合は、当社の個人情報保護規程に従い適切な委託先の監督を実施します。

4．個人情報を提供されることの任意性

個人情報のご提供は、任意判断となりますが、ご提供いただけない場合又は情報の記載ミスや入力等に誤りがありますと、お客様へのサービスが一部または全部をご提供できない場合があります。

5．保有個人データの開示等の請求に関する手続き

当社が保有するご本人の個人情報又は第三者提供記録について開示等（利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止）の請求に応じます。開示等へのご請求につきましては、下記の「個人情報お問い合わせ窓口」まで、ご連絡ください。「保有個人データ開示等請求書」（以下、「開示等請求書」という）を送付します。
※電磁的手続きによる開示等をご希望の方は、その旨お申し出ください。原則としてご希望に沿って対応させていただきます。
開示等請求書の内容をご確認頂き項目に従って記入しご返送下さい。ご請求の際には、ご本人又は代理人を証明する書類等のご提示を求めることがあります。開示等のご請求に対しては、当社から電話、又は、書面等で回答させて頂きます。
なお、「利用目的の通知」または、「開示」をご請求の場合は1,000円分の郵便小為替又は切手を開示等請求書に同封して送付して下さい。（手数料及び回答をお送りする書留郵便料金として使用します）。
※紙面でのご請求の場合は、お送りいただく請求書等に郵便為替を同封していただきます。その他の方法でご請求いただく場合は、ご請求時にご相談させていただきます。

開示等のご請求の際に、ご請求された方がご本人、または代理人であることを確認するための下記の書類をご提出して頂く場合があります。
①開示等をご請求される方がご本人の場合、次のいずれか1点の添付をお願いいたします。
・運転免許証、旅券、個人番号カード(氏名と写真の表示がある面のみ)などの写し
・国家資格証、健康保険証、年金手帳、住民票（3ヶ月以内、個人番号の記載がないもの)の写し
②開示等をご請求される方が代理人様の場合
上記書類のいずれか１点とご本人による委任状
（ご本人による捺印と当該印鑑の印鑑登録証明書をご提出ください。
代理人様が親権者などの法定代理人の場合は、ご本人との関係がわかるものご提出ください。
又、弁護士などの有資格者の場合はその職業名と登録番号を記載ください。

6．開示等をしない場合の取扱い

次に定める場合は、開示等の対応を致しかねますので、予めご了承願います。開示等をしないことを決定した場合は、その旨理由を付して通知申し上げます。また、開示等をしなかった場合についても、所定の手数料を頂きます。
・ご本人の確認ができない場合
・代理人によるご依頼に際して、代理権が確認できない場合
・所定の依頼書類に不備があった場合
・所定の期間内に手数料（郵便小為替又は切手）のお支払いがない場合
・ご依頼のあった情報項目が、当社開示対象個人情報に該当しない場合
・本人または第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
・当社の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
・他の法令に違反することとなる場合

7. 個人情報の取扱体制や講じている措置の内容

a）基本方針の策定
個人データの適正な取扱いの確保のため、「関係法令・ガイドライン等の遵守」、「質問及び苦情処理の窓口」等について「個人情報保護方針」を策定しています。
b）個人データの取扱いに係る規律の整備
保有個人データは取得、利用、保存、提供、削除・廃棄等の段階ごとに、取扱方法、責任者・担当者及びその任務等について個人情報保護規程を策定しています。
c）組織的安全管理措置
①個人データの取扱いに関する責任者を設置するとともに、個人データを取り扱う従業者及び当該従業者が取り扱う個人データの範囲を明確化し、法や取扱規程に違反している事実又は兆候を把握した場合の責任者への報告連絡体制を整備しています。
②個人データの取扱状況について、定期的に自己点検を実施するとともに、他部署や外部の者による監査を実施しています。
d）人的安全管理措置
①個人データの取扱いに関する留意事項について、従業者に定期的な研修を実施しています。
②個人データを含む秘密保持に関する誓約書の提出を全従業者から受けています。
e）物理的安全管理措置
①個人データを取り扱う区域において、従業者の入退室管理及び持ち込む機器等の制限を行うとともに、権限を有しない者による個人データの閲覧を防止する措置を講じています。
②個人データを取り扱う機器、電子媒体及び書類等の盗難又は紛失等を防止するための措置を講じるとともに、事業所内の移動を含め、当該機器、電子媒体等を持ち運ぶ場合、容易に個人データが判明しないよう措置を講じています。
f）技術的安全管理措置
①アクセス制御を実施して、担当者及び取り扱う個人情報データベース等の範囲を限定しています。
②個人データを取り扱う情報システムを外部からの不正アクセス又は不正ソフトウェアから保護する仕組みを導入しています。

8．本人が容易に認識できない方法による個人情報の取得

当ウェブサイトでは、利用者が当ウェブサイトを閲覧した状況を分析するためにCookieを利用しています。個人情報の取得はございません。また、取得したCookie情報を第三者に提供することもございません。

9．個人情報保護管理者

情報セキュリティ対策室 室長
　電話番号 03-5742-1110　 mail：td_info@tokyod.jp
受付時間 9:00〜17:00（土日祝・年末年始・夏季休暇を除く）

10．個人情報お問い合わせ窓口

個人情報の取扱いに関する苦情相談、開示等の請求につきましては、以下の個人情報相談窓口まで、ご連絡ください。
東京ディフェンス株式会社
〒140-0014　東京都品川区大井4丁目4番2号　オフィスビル大井MAX-1　1階
mail：td_info@tokyod.jp

①マンション管理に関わる個人情報の取り扱いについ
　Tel：03-5742-1110
　受付時間 9:00～17:00（土日祝・年末年始・夏季休暇を除く）

②賃貸・売買に関わる個人情報の取り扱いについて
　Tel：03-5742-2110
　受付時間 9:00～17:00（土日祝・年末年始・夏季休暇を除く）

【認定個人情報保護団体の名称および苦情の解決の申し出先】
当社は、下記の認定個人情報保護団体の対象事業者です。
当社の個人情報の取扱いに関する苦情の解決の申出先は以下のとおりです。
一般財団法人日本情報経済社会推進協会 認定個人情報保護団体事務局
住所：〒106-0032 東京都港区六本木一丁目9番9号六本木ファーストビル内
電話番号:03-5860-7565 フリーダイアル:0120-700-779
(平日9:30~12:00、13:00~16:30)
＜注意＞
＊当社の商品・サービスに関する問合せ先ではございません
＊当社の商品・サービスに関する問合せは03-5742-3040になります